L'assistant(e) de direction
L’assistant(e) de direction, par ses nombreuses compétences et sa polyvalence, est le bras droit du dirigeant. Il est le collaborateur direct d’un cadre supérieur, chef de service ou d’un chef d’entreprise et il est chargé de l’assister dans la gestion et l’organisation administrative de l’entreprise.
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La fonction d'un(e) assistant(e) administratif d'ABIL
Il a pour rôle de soulager le dirigeant des tâches administratives chronophages et détient une place essentielle d’interface entre l’employeur et ses différents interlocuteurs, qu’ils soient clients, salariés, ou encore fournisseurs.
Les activités de l’assistant(e) de direction sont larges : réception et tri du courrier, des appels téléphoniques, rédaction des courriers requis par la direction, relances des clients ou fournisseurs, facturation des prestations, recherches, archivage, gère les rendez-vous (agenda) et l’emploi du temps de ces derniers et prend connaissance de leur courrier, prépare leur correspondance, organise des réunions, rédige les comptes rendus, organise les déplacements professionnels.
L’assistant(e) de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur, prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux différents destinataires.
Il sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
Les compétences de l’assistant(e) de direction sont nombreuses :
Par son sens de la communication, son organisation et son esprit de synthèse, il sert de lien entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs. L’assistant(e) de direction peut aussi prendre des décisions et gérer les affaires courantes en l’absence de son supérieur, tout en lui rendant compte de toutes ses décisions.
Aussi, cette activité, qui engendre beaucoup de « paperasse », doit de ce fait, générer aussi une relation de confiance indispensable entre l’assistant(e) de direction et le dirigeant.
Très disponible, d’une grande discrétion, il adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son supérieur hiérarchique.